¿Cómo hacer un acta de la Junta de Propietarios?

Las actas en la comunidad de propietarios son una herramienta fundamental, y obligatoria por ley, para reflejar las decisiones que se toman en las reuniones y que quede constancia de las mismas de forma oficial.

Sin embargo, surgen muchas dudas al respecto: ¿quién convoca la reunión?, ¿quién redacta el acta?, ¿qué hay que incluir en ella? A continuación resolvemos todas estas preguntas.

¿Cómo convocar una reunión de propietarios?

Un acta es un documento en el que se recogen los acuerdos y decisiones a las que llega una comunidad de propietarios a lo largo de una junta. Estas actas son obligatorias por ley y han de quedar archivadas en un libro que se conoce como libro de actas.

Por lo tanto, para que haya un acta tiene que celebrarse una reunión de toda la comunidad.

Las reuniones o juntas de propietarios las convoca, según el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal, “el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión”. Además, en la comunicación ha de constar, obligatoriamente:

• El lugar, día y hora.
• Los asuntos a tratar.
• Relación de propietarios que no estén al corriente de pagos (indicando la privación del voto en ese caso).

¿Qué puntos debe contener el acta de reunión en comunidad de propietarios?

El encargado de redactar el acta será el Secretario de la Comunidad; por lo tanto, tendrá que prestar especial atención al contenido de la reunión y recoger obligatoriamente la siguiente información.

1. Lugar y fecha de celebración de la junta.

Para poder ubicar en el lugar y el tiempo las decisiones tomadas en la reunión, es fundamental incluir la fecha y el lugar de la misma.

Además, podemos aprovechar para indicar si se celebra la primera o la segunda convocatoria de una reunión.

Normalmente se escribe de la siguiente forma:

“En (…) siendo las (…) horas del día (…) del mes de (…) del año (…), y en la propiedad de la comunidad, debidamente convocados se reúnen (en primera/en segunda convocatoria)…”.

2. Responsable de la convocatoria.

¿Quién ha convocado la junta? También hay que dejarlo por escrito en el acta. Aunque suele ser el presidente, también pueden haber sido los propietarios.

Aquí una idea de cómo reflejarlo:

“Se celebra esta junta a petición de (del Presidente/de los propietarios de los apartamentos…”.

3. Carácter de la reunión.

Hay dos tipos de reuniones: ordinarias y extraordinarias. Las primeras se celebran, al menos, una vez al año y su principal objetivo es la aprobación de los propuestos y las cuentas de la comunidad.

En el acta debe quedar claro el tipo de reunión que se ha celebrado:

“Se constata que en esta reunión (ordinaria/extraordinaria) están presentes o representados (…), propietarios que representan a su vez el (…) por 100 de las cotas totales del edificio.”

4. Relación de los asistentes.

Otro de los requisitos de las actas de una comunidad de propietarios es que se incluya el listado de todos los propietarios presentes en la reunión y los ausentes. En caso de que haya algún vecino que represente a otro, también deberá aclararse.

5. Listado de vecinos morosos.

Aunque no es obligatorio, se recomienda aprovechar las actas vecinales para incluir el listado de vecinos que tienen deudas pendientes con la comunidad. ¿El motivo? No tienen derecho a voto.

Ejemplo:

“Se acuerda (por unanimidad/por el voto favorable de) … propietarios y en contra de… (Propietarios)…, para que por parte del Presidente se notifique quiénes son los propietarios morosos y por tanto, privados de voto:”

1 – (D./Dña./la sociedad)…, piso…, puerta… adeuda la cantidad de… euros.”

6. Orden del día.

En este apartado habrá que recoger los puntos mencionados en la convocatoria de la junta. Esto es importante ya que no se podrá llegar a ningún acuerdo que no se haya incluido en la comunicación inicial.

7. Los acuerdos.

Esta es la parte más importante ya que recoge las decisiones a las que se haya llegado, mediante votación. Es importante redactar bien este punto para que no de lugar de confusión.

En este apartado hay que incluir el porcentaje de cuotas que votaron a favor; aunque muchas comunidades recogen el listado de nombres y sus votos.

En el acta podría quedar así recogido:

“Se aprueba (por unanimidad/por… propietarios, que representan las cuotas del… por 100 del total de la Comunidad)…”.

8. Firmas del Presidente y Secretario.

Por último, para que el documento tenga validez debe quedar firmado por el presidente, el Secretario y el Administrador de Fincas (en caso de haberlo). Además, es obligatorio enviar una copia a todos los propietarios tanto si asistieron a la reunión como si no.

Ejemplo de acta de la junta de propietarios.

¿Cuál es la función de los administradores de fincas?

Los administradores de fincas son un gran apoyo para la gestión de una comunidad de vecinos. Sus tareas abarcan desde la convocatoria de la reunión, el liderazgo de la misma y, por supuesto, la redacción y envío del acta a todos los propietarios.

Todo esto, sumado a sus muchas otras labores, reducen la carga de trabajo a los vecinos que ocupan los puestos de presidente y secretario. Y, además, aportan su experiencia y saber hacer a lo largo de todos los procesos. Son, por tanto, una pieza clave.