¿Cómo se constituye una comunidad de propietarios?

La constitución de la comunidad de propietarios es una de las primeras tareas que han de realizar los vecinos de una vivienda de obra nueva para poder acordar servicios y pagos necesarios para el funcionamiento y mantenimiento del edificio.

La comunidad de propietarios es la entidad compuesta por todos los vecinos, propietarios de los pisos, locales, garajes o cualquier otra unidad integrante del edificio, y viviendas unifamiliares con zonas comunes, que gestiona sus derechos y deberes.

Entre todos deben tomar decisiones sobre las zonas compartidas y asumir los gastos derivados del mantenimiento de las mismas. Así, el dueño de un piso no solo tiene propiedad exclusiva sobre su vivienda sino que además tiene un derecho en copropiedad sobre las instalaciones que comparte con los demás como el jardín, la piscina, la escalera, etc.

Es por eso que es importante constituir la comunidad de vecinos cuanto antes para empezar a tomar decisiones.

¿Qué se necesita para la constitución de una comunidad de propietarios?

Para llevar a cabo la constitución de comunidad de propietarios es necesario completar los siguientes pasos:

1. Conocer el estado de tu comunidad de propietarios.

Es habitual que las comunidades de vecinos ya estén preconstituidas. ¿Cómo puedes saber si es el caso de la tuya? Tienes que ir al Registro de la Propiedad y pedir la división horizontal del inmueble y los estatutos de la comunidad.

Con este documento podrás ver:

• El coeficiente de cada una de las viviendas o bajos que componen la comunidad para saber cómo repartir los gastos del edificio.
• Los elementos comunes que pertenecen a la comunidad.

2. Convocar la junta de constitución de la comunidad y qué temas tratar en ella.

El segundo paso consiste en celebrar la junta constituyente en la que deberán estar convocados todos los propietarios así como el promotor en caso de que aún queda pendiente la venta de algún piso o local. Esta reunión servirá para sentar las bases para empezar a funcionar como una comunidad.

Es importante llevar a cabo las siguientes tareas:

• Mencionar en el acta que se trata de la junta de constitución de la comunidad.
• Incluir como punto del orden del día la constitución de la comunidad y votar la aprobación.
• Crear la primera junta directiva compuesta por presidente, administrador y secretario.
• Acordar la solicitud de un CIF comunitario y la apertura de una cuenta corriente a nombre de la comunidad.
• Aprobar el inicio de la contabilidad de la comunidad, el presupuesto inicial y el establecimiento de un fondo de reserva que nunca será inferior al 5% del presupuesto ordinario anual.
• Aprobar los estatutos (si los hubiera).
• Fijar las cuotas de los propietarios.

Por último, siempre deberá abrirse un turno de ruegos y preguntas para que el propietario que lo desee pueda comentar lo que crea conveniente.

3. Redactar el acta de la junta de constitución.

Según señala el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal, el acta de una junta de propietarios ha de recoger:

• La fecha y el lugar de celebración.
• El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
• Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
• Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
• El orden del día de la reunión.
• Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

Además, para que sea válida, deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes.

Y, como hemos dicho más arriba, en el acta de la Junta de Constitución habrá que hacer constar que se trata de la junta de constitución de la comunidad e incluir como punto del orden del día la constitución de la comunidad y votar la aprobación.

4. Legalizar el libro de actas.

La comunidad de vecinos deberá adquirir un libro de actas (disponible en cualquier librería o papelería). Para poder legalizar, el presidente de la comunidad deberá guardar en su interior una instancia firmada por él y depositar el libro en el Registro de la Propiedad donde esté inscrito el edificio. Además, debe contar con una firma ante notario o registrador donde se solicita la legalización del libro.

En un plazo de cinco días se habrá completado el trámite por lo que el presidente podrá ir a recogerlo y empezar a utilizarlo en las juntas.

5. Obtener el NIF.

Por último, para constituir la comunidad de propietarios, es necesario obtener un NIF en la Delegación de Hacienda para identificaros ante las administraciones y que, por ejemplo, los proveedores puedan emitir facturas.

Para conseguirlo, será necesario rellenar el modelo 306 y el modelo 307 de la Agencia Tributaria y que los firme el presidente. Este último documento deberá ir acompañado de la siguiente información:

• Copia del nombramiento del presidente.
• Fotocopia del DNI del presidente.
• Escritura de División Horizontal del Inmueble.

¿Cuál es el gasto de la constitución de la comunidad?

Constituir la comunidad de vecinos tendrá un coste que dependerá de varios factores; sin embargo, se puede decir que la cifra estará entre los 100€ y los 300€.