¿Cómo cambiar de administrador de fincas y qué tener en cuenta?

La figura del administrador de fincas es clave para el buen funcionamiento de una comunidad de propietarios. Sin embargo, puede llegar un momento en que los vecinos no estén satisfechos con su gestión y se planteen buscar otro profesional.

En ese caso, es normal preguntarse: ¿cómo se realiza el cambio de administrador de fincas y qué hay que tener en cuenta para hacerlo correctamente?

En este artículo te explicamos paso a paso cómo se puede llevar a cabo este proceso.

¿Cuándo conviene cambiar de administrador de fincas?

El cambio de administrador de fincas no siempre es una cuestión conflictiva. A veces se debe a que el profesional actual deja de prestar servicios, se jubila o no renueva su contrato. En otras ocasiones, es la comunidad la que decide prescindir de sus servicios por alguno de los siguientes motivos:

• Falta de transparencia o comunicación con los vecinos.
• Gestión deficiente de incidencias, obras o proveedores.
• Errores reiterados en la contabilidad o en la convocatoria de juntas.
• Honorarios elevados en comparación con el mercado.

Sensación generalizada de abandono o falta de implicación. Sea cual sea el motivo, lo importante es que el proceso se haga conforme a lo establecido en la Ley de Propiedad Horizontal y con las debidas garantías para la comunidad.

¿Qué dice la ley sobre el cambio de administrador?

La Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo 13, establece que el administrador puede ser cambiado por acuerdo de la junta de propietarios. Esto significa que no es necesario justificar el cese, basta con que la junta lo apruebe por mayoría simple.

Eso sí, para que el acuerdo sea válido es fundamental que el punto esté incluido en el orden del día de la convocatoria.

¿Cómo se realiza el cambio de administrador de fincas paso a paso?

A continuación, te explicamos los pasos necesarios para cambiar de administrador de fincas correctamente:

1. Incluir el punto en el orden del día.

Lo primero es convocar una junta ordinaria o extraordinaria en la que se incluya expresamente un punto del orden del día como: “Propuesta y, en su caso, aprobación del cese del actual administrador y nombramiento de nuevo administrador”.

Cualquier propietario puede solicitar que se convoque esta junta si consigue el apoyo del 25% de las cuotas o del 25% de los propietarios (artículo 16 LPH).

2. Votación en junta.

En la reunión, se somete a votación el cese del actual administrador y el nombramiento del nuevo. Ambos acuerdos pueden adoptarse por mayoría simple de los asistentes, siempre que representen al menos la mayoría de las cuotas presentes o representadas. Es aconsejable llevar ya una propuesta de nuevo administrador con su presupuesto, referencias y condiciones.

3. Redacción del acta.

Una vez tomada la decisión, debe constar en el acta de la junta, firmada por el presidente y el secretario. Este acta es el documento que legitima el cambio de administrador y permite al nuevo profesional asumir sus funciones.

4. Comunicación al administrador saliente.

Tras la junta, es necesario comunicar formalmente al administrador saliente su cese, adjuntando una copia del acta. Se recomienda hacerlo por un medio que permita acreditar la recepción (burofax, correo certificado, etc.).

El administrador debe facilitar toda la documentación y fondos de la comunidad al nuevo gestor.

5. Traspaso de documentación y cuentas.

El nuevo administrador necesita recibir:

• Libros de actas y contabilidad.
• Contratos con proveedores.
• Saldos bancarios y situación de las cuentas.
• Listado actualizado de propietarios y cuotas.
• Incidencias pendientes y documentación fiscal.

Este traspaso debe hacerse con total transparencia para que el nuevo profesional pueda asumir correctamente sus funciones desde el primer día.

¿Qué hay que tener en cuenta al elegir nuevo administrador?

El éxito de un cambio de administrador de fincas no solo depende de gestionar bien el proceso legal, sino de acertar en la elección del nuevo profesional. Algunos aspectos clave a valorar son:

• Colegiación profesional: asegúrate de que esté inscrito en un Colegio de Administradores de Fincas.
• Transparencia y comunicación: que mantenga informada a la comunidad de forma clara y periódica.
• Experiencia y referencias: valora si gestiona otras comunidades similares y cuál es su reputación.
• Honorarios ajustados: el precio debe ser razonable, pero sin comprometer la calidad del servicio.
• Tecnología y medios de gestión: hoy en día, muchos administradores ofrecen acceso online a documentos y gestiones, lo que facilita el control por parte de los vecinos.

¿Qué ocurre si hay contrato firmado con el administrador actual? En muchos casos, el administrador tiene firmado un contrato de servicios con una duración determinada (normalmente anual). Si se decide cesarlo antes de la fecha pactada, conviene revisar si existe alguna cláusula de penalización por cancelación anticipada. Por ello, se recomienda leer bien el contrato antes de tomar una decisión y, si es necesario, consultar con un abogado especializado en comunidades de vecinos para evitar problemas legales o reclamaciones económicas posteriores.

El cambio de administrador de fincas es una decisión importante que puede mejorar notablemente la gestión y el clima de una comunidad de propietarios. Siempre que se realice de forma legal, documentada y con el consenso necesario, es un proceso totalmente válido y asumible. La clave está en actuar con transparencia, informar bien a los vecinos y elegir un nuevo administrador profesional, accesible y comprometido con las necesidades de la comunidad.

¿Qué ocurre si hay contrato firmado con el administrador actual?

En muchos casos, el administrador tiene firmado un contrato de servicios con una duración determinada (normalmente anual). Si se decide cesarlo antes de la fecha pactada, conviene revisar si existe alguna cláusula de penalización por cancelación anticipada.

Por ello, se recomienda leer bien el contrato antes de tomar una decisión y, si es necesario, consultar con un abogado especializado en comunidades de vecinos para evitar problemas legales o reclamaciones económicas posteriores.

El cambio de administrador de fincas es una decisión importante que puede mejorar notablemente la gestión y el clima de una comunidad de propietarios. Siempre que se realice de forma legal, documentada y con el consenso necesario, es un proceso totalmente válido y asumible.

La clave está en actuar con transparencia, informar bien a los vecinos y elegir un nuevo administrador profesional, accesible y comprometido con las necesidades de la comunidad.