7 Obligaciones de un Administrador en la comunidad de vecinos
¿Sabes cuáles son las obligaciones del administrador de fincas? Estas están recogidas por ley y describen, de una forma muy precisa, hasta dónde llega la figura del administrador.
Las 7 obligaciones de los administradores de fincas.
Las obligaciones del administrador de fincas están recogidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Es importante aclarar que el texto recoge seis tareas pero, en nuestro caso, añadimos una más que suele ser muy frecuente.
1. Obligación de cumplimiento de los contratos: Velar por el buen régimen de la finca.
El administrador es responsable de asegurarse de que los servicios que tenga contratados la finca se ejecuten según lo pactado por contrato y que, por tanto, funcionen correctamente.
Es decir, deberá llevar un control sobre servicios de limpieza, portería, mantenimiento, jardinería, seguros, etc.
2. Obligación contable: Preparar el plan de gastos previsibles.
La Ley dice que el administrador deberá “preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos”.
Esto significa que el administrador, como conocedor de los gastos de la finca, deberá preparar un presupuesto y calcular las cuotas que deben abonar los propietarios. Sin embargo, la aprobación del presupuesto depende exclusivamente de la comunidad. Además, el gestor también tendrá que llevar la contabilidad y hacer informes periódicos sobre el estado de las cuentas.
3. Obligación de “reparador”: Conservación de la finca.
Este apartado hace referencia a que, si hubiera una incidencia de alta urgencia o gravedad, el administrador tiene el poder de actuar al margen de la comunidad. Es más, está obligado a tomar decisiones sin esperar la aprobación de los propietarios. Aunque, por supuesto, luego deberá rendir cuentas en la Junta.
4. Obligación de dar cumplimiento a lo acordado en junta, de cobrador y pagador: Ejecutar las órdenes de la Junta.
El gestor tiene la obligación de llevar a cabo los acuerdos aprobados en las juntas de vecinos. En el caso, muy habitual, de que se trate de obras en el edificio deberá elaborar un plan de acción y marcar en qué fechas se llevarán a cabo las diferentes actuaciones.
También, como indica la ley, deberá “efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes”.
5. Custodia de la documentación y de secretario en las juntas: Secretario de la Junta y Custodia de la documentación.
El administrador deberá actuar como Secretario en las juntas y, además, realizar las actas, expedir las certificaciones necesarias y custodiar los documentos no sensibles de la comunidad (facturas, contratos, recibos…).
Según el artículo 19.5, también está obligado a conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
6. Otras atribuciones asignadas por la junta.
La comunidad de vecinos tienen el derecho de asignar diferentes tareas al administrador que contrata, dependiendo de sus necesidades. Sin embargo, estas siempre deberán estar relacionadas con la comunidad y sus elementos comunes. Esto dependerá del acuerdo previo al que se llegue entre ambas partes.
7. Punto no recogido en el artículo 20: Representación legal de la comunidad (no obligación).
Las comunidades de vecinos tienen la obligación de comunicarse con la Administración a través de medios electrónicos. Es habitual que el administrador de fincas desempeñe el papel de portavoz o representante legal para enviar y recibir notificaciones de los entes públicos. Sin embargo, es importante aclarar que esta no es una obligación que aparezca en la Ley de Propiedad Horizontal.
¿Qué hacer si el administrador no cumple correctamente con sus funciones?
Las obligaciones del administrador de fincas están muy claras; por lo tanto, si este no cumple con sus tareas es necesario reemplazarlo por otro profesional que sí lo haga. De su trabajo depende el buen funcionamiento de la comunidad
¿Todas estas obligaciones del administrador tienen que estar incluidas dentro de su tarifa mensual?
Depende del acuerdo al que se haya llegado con la empresa administradora de fincas. Es habitual, en muchos casos, cobrar a parte ciertos servicios como la asistencia a juntas, emisión de certificados, etc. Lo más importante es tener claro todos estos aspectos económicos antes de formalizar cualquier contrato de servicios entre comunidad y administradores.
